Die Löschung von Bewerberdaten unterliegt in Deutschland der DSGVO und dem BDSG (§ 35 BDSG): Abgelehnte Bewerbungen müssen grundsätzlich nach spätestens 6 Monaten gelöscht werden, können aber ausnahmsweise länger aufbewahrt werden, um sich gegen AGG-Diskriminierungsklagen zu schützen.
Über Löschung Bewerberdaten
In Deutschland unterliegt die Löschung von Bewerberdaten strengen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Unternehmen sind verpflichtet, personenbezogene Daten von Bewerbern nach dem Grundsatz der Datenminimierung und Speicherbegrenzung zu verarbeiten. Dies bedeutet, dass Daten nur so lange aufbewahrt werden dürfen, wie es für den ursprünglichen Zweck, in der Regel das Bewerbungsverfahren, erforderlich ist. Eine längere Speicherung ist nur unter bestimmten Bedingungen, wie der ausdrücklichen Einwilligung des Bewerbers, zulässig.
Wichtige Zahlen und Fakten
- Abgelehnte Bewerbungsunterlagen dürfen bis zu 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens aufbewahrt werden
- Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) befürwortet sogar eine Aufbewahrungsfrist von bis zu 6 Monaten nach Ablehnung
- Nach Art. 13 DSGVO müssen Bewerber über Identität des Verantwortlichen, Verarbeitungszweck, Rechtsgrundlage, Speicherdauer und ihre Rechte informiert werden
- Nach Art. 5 DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für die Zwecke erforderlich ist
Das sollten Sie wissen
- Abgelehnte Bewerbungsunterlagen dürfen in der Regel bis zu sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens aufbewahrt werden, um sich gegen mögliche Diskriminierungsklagen gemäß Allgemeinem Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verteidigen zu können.
- Eine über das Bewerbungsverfahren hinausgehende Speicherung der Daten, beispielsweise für einen Talentpool oder für zukünftige Stellenangebote, ist nur mit der ausdrücklichen, informierten Einwilligung des Bewerbers zulässig.
- Unternehmen müssen Bewerber gemäß Art. 13 DSGVO über Zweck, Rechtsgrundlage und Dauer der Datenverarbeitung sowie über ihre Rechte (z.B. Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrecht) informieren.
- Der Zugriff auf Bewerberdaten muss auf einen begrenzten Personenkreis beschränkt und die Daten selbst sicher (z.B. verschlüsselt oder passwortgeschützt bei elektronischer Speicherung, datenschutzgerecht vernichtet bei Papierunterlagen) aufbewahrt werden.
Häufige Fragen zur Löschung Bewerberdaten
Wie lange dürfen Bewerbungsunterlagen nach einer Absage gespeichert werden?
Nach einer Absage dürfen Bewerbungsunterlagen in der Regel für einen Zeitraum von drei bis sechs Monaten aufbewahrt werden. Dies dient dazu, dem Unternehmen die Möglichkeit zu geben, sich gegen mögliche Klagen wegen Diskriminierung gemäß AGG zu verteidigen.
Müssen Bewerberdaten gelöscht werden, wenn ein Bewerber seine Bewerbung zurückzieht?
Ja, wenn ein Bewerber seine Bewerbung zurückzieht, müssen die personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht oder die Unterlagen zurückgegeben werden, da der Zweck der Datenspeicherung für das Bewerbungsverfahren entfallen ist.
Dürfen Unternehmen Bewerberdaten für zukünftige Stellenangebote speichern?
Eine Speicherung der Bewerberdaten für zukünftige Stellenangebote oder die Aufnahme in einen Talentpool ist nur zulässig, wenn der Bewerber hierfür eine ausdrückliche und informierte Einwilligung erteilt hat. Ohne diese Einwilligung ist eine langfristige Speicherung nicht gestattet.
Welche Rechte haben Bewerber bezüglich ihrer Daten?
Bewerber haben gemäß DSGVO verschiedene Rechte, darunter das Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO), das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), das Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) und das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
Ist das 'Googeln' von Bewerbern datenschutzkonform?
Ja, das 'Googeln' von Bewerbern ist datenschutzrechtlich problematisch. Arbeitgeber, die im Rahmen eines Bewerbungsprozesses Internetrecherchen über Bewerber durchführen, müssen diese darüber informieren. Andernfalls kann ein Schadensersatzanspruch wegen Verletzung der Informationspflicht gemäß Art. 14 Abs. 1 lit. d DSGVO entstehen.