Arbeitnehmer haben gemäß § 83 Abs. 1 BetrVG ein uneingeschränktes Recht auf Einsicht in ihre Personalakte jederzeit und ohne Begründung, ergänzt durch datenschutzrechtliche Ansprüche aus Art. 15 DSGVO und § 26 BDSG (nicht § 34). Dieses Recht gilt während des Arbeitsverhältnisses und ermöglicht Notizen sowie Kopien personenbezogener Daten.
Über Einsicht Personalakte
In Deutschland haben Arbeitnehmer ein gesetzlich verankertes Recht, ihre Personalakte einzusehen. Dieses Recht dient der Transparenz und ermöglicht es Mitarbeitern, sich über alle relevanten Informationen zu informieren, die über sie im Zusammenhang mit ihrem Arbeitsverhältnis geführt werden. Es umfasst sowohl physische als auch elektronische Akten und kann jederzeit ohne Angabe von Gründen ausgeübt werden. Der Arbeitnehmer kann dabei Unterstützung hinzuziehen und hat das Recht, Erklärungen oder Richtigstellungen zur Akte beizufügen.
Wichtige Zahlen und Fakten
- Jeder Arbeitnehmer hat gemäß § 83 Abs. 1 BetrVG das Recht, ohne Angabe von Gründen jederzeit in seine Personalakte Einsicht zu nehmen, unabhängig von einem Betriebsrat.
- Zur Einsicht darf ein Mitglied des Betriebsrats mit Zustimmung des Arbeitnehmers hinzugezogen werden, das zur Verschwiegenheit verpflichtet ist (§ 83 Abs. 1 S. 2 BetrVG).
- Gemäß Art. 15 Abs. 3 DSGVO besteht ein Recht auf Kopie der personenbezogenen Daten; die Einsicht muss in der Regel innerhalb eines Monats erfolgen.
- Das Einsichtsrecht gilt für physische und elektronische Personalakten und umfasst alle relevanten Unterlagen.
Das sollten Sie wissen
- Das Recht auf Einsicht in die Personalakte ist in § 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) sowie durch § 34 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und Art. 15 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verankert.
- Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass eigene Erklärungen oder Richtigstellungen zum Inhalt der Personalakte beigefügt werden, um fehlerhafte Angaben zu korrigieren oder Gegendarstellungen zu ermöglichen.
- Arbeitgeber müssen die Einsichtnahme oder Auskunft über personenbezogene Daten gemäß DSGVO in der Regel innerhalb eines Monats nach Antragstellung gewähren.
Häufige Fragen zur Einsicht Personalakte
Wer darf meine Personalakte einsehen außer mir?
Neben dem Arbeitnehmer selbst dürfen nur ein eng begrenzter Personenkreis wie Geschäftsführung und ausgewählte Personalverantwortliche Einsicht nehmen, und dies nur im erforderlichen Umfang. Ein Betriebsratsmitglied darf nur mit expliziter Zustimmung des Arbeitnehmers bei der Einsichtnahme anwesend sein und ist zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Darf ich die Personalakte mit nach Hause nehmen oder Kopien davon machen?
In der Regel ja, die Personalakte darf grundsätzlich nicht mit nach Hause genommen werden. Sie haben jedoch das Recht, Notizen zu machen, und gemäß DSGVO einen Anspruch auf eine Kopie der verarbeiteten personenbezogenen Daten. In der Praxis wird oft auch das Fotografieren der Akteninhalte gestattet.
Was kann ich tun, wenn falsche Informationen in meiner Personalakte stehen?
Sie haben das Recht, die Berichtigung oder Löschung fehlerhafter Daten zu verlangen. Zudem können Sie eine Gegendarstellung oder Stellungnahme zu bestimmten Bestandteilen der Akte abgeben, die dieser dann beigefügt werden muss.
Gibt es eine Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Einsicht ermöglichen muss?
Ja, nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO muss der Arbeitgeber dem Antrag auf Einsichtnahme oder Auskunft über personenbezogene Daten grundsätzlich innerhalb eines Monats nachkommen. Diese Frist kann in Ausnahmefällen um zwei weitere Monate verlängert werden.
Gilt das Recht auf Einsicht auch für digitale Personalakten?
Ja, das Einsichtsrecht erstreckt sich ausdrücklich auch auf elektronisch geführte Personalakten und alle digitalen Aufzeichnungen, die personenbezogene Daten des Arbeitnehmers enthalten und das Arbeitsverhältnis betreffen.