Der Einzelverbindungsnachweis (EVN) ist im § 11 TDDDG geregelt und dient der Kostenkontrolle des Anschlussinhabers; Arbeitgeber dürfen EVN für Firmenanschlüsse nur nach Information der Mitarbeiter und Beteiligung des Betriebsrats anfordern (§ 11 Abs. 1 Satz 4 TDDDG, vormals § 99 TKG). Eine ausdrückliche Einwilligung der Mitarbeiter ist nicht zwingend vorgeschrieben, sondern ergibt sich aus allg. Datenschutzrecht (DSGVO).
Über Einzelverbindungsnachweis
Der Einzelverbindungsnachweis (EVN) listet detailliert alle geführten Telefonate mit Datum, Uhrzeit, gewählter Rufnummer und Kosten auf, um dem Anschlussinhaber eine Kostenkontrolle zu ermöglichen. Im Arbeitsverhältnis unterliegt der EVN strengen datenschutzrechtlichen Vorgaben des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG, vormals TKG) und des Fernmeldegeheimnisses. Arbeitgeber dürfen EVN nur unter Beachtung spezifischer Bedingungen, wie der Information der Mitarbeiter und der Einholung von Einwilligungen, auswerten. Bei Vorhandensein eines Betriebsrats sind dessen Mitbestimmungsrechte zwingend zu beachten.
Wichtige Zahlen und Fakten
- Einzelverbindungsnachweise listen Datum, Uhrzeit, Zielnummer und Kosten auf und müssen vom Anschlussinhaber schriftlich beantragt werden (§ 11 Abs. 1 TDDDG).
- Bei Firmenanschlüssen muss der Arbeitgeber erklären, Mitarbeiter informiert zu haben und Betriebsrat beteiligt zu sein (§ 11 Abs. 1 Satz 4 TDDDG).
- Der Anschlussinhaber kann wählen, ob Zielnummern ungekürzt oder gekürzt (letzte 3 Ziffern) mitgeteilt werden; Kürzung schützt Datenschutz.
- EVN sind unentgeltlich auf Verlangen in Papier- oder Elektronikform zu erbringen.
Das sollten Sie wissen
- Existiert ein Betriebsrat, hat dieser umfassende Mitbestimmungsrechte bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen zur Überwachung des Verhaltens oder der Leistung von Arbeitnehmern, wozu auch die Auswertung von EVN zählt.
- Der Anschlussinhaber (im Falle eines Firmenanschlusses der Arbeitgeber) entscheidet, ob die gewählten Rufnummern auf dem Einzelverbindungsnachweis ungekürzt oder um die letzten drei Ziffern gekürzt mitgeteilt werden; aus Datenschutzsicht ist eine Kürzung positiv zu bewerten.
- Einzelverbindungsnachweise dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie dies zur Erfüllung des festgelegten Zwecks (z.B. Abrechnungszwecke) erforderlich ist; steuerrechtlich sind in der Regel lediglich die monatlichen Rechnungen ohne detaillierten EVN aufzubewahren.
Häufige Fragen zur Einzelverbindungsnachweis
Darf mein Arbeitgeber ohne meine Zustimmung einen Einzelverbindungsnachweis meines Firmenhandys einsehen?
Nein, Ihr Arbeitgeber darf einen Einzelverbindungsnachweis nur einsehen und auswerten, wenn er Sie über den Zweck informiert und Ihre ausdrückliche schriftliche Einwilligung dazu vorliegt.
Welche Rolle spielt der Betriebsrat beim Thema Einzelverbindungsnachweise?
Der Betriebsrat hat ein starkes Mitbestimmungsrecht, wenn es um die Anforderung und Auswertung von Einzelverbindungsnachweisen geht, insbesondere da diese zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle genutzt werden könnten. Eine Betriebsvereinbarung regelt hier oft den Umgang.
Wie lange dürfen Einzelverbindungsnachweise aufbewahrt werden?
Einzelverbindungsnachweise dürfen nur für die Dauer aufbewahrt werden, die zur Erreichung des festgelegten Zwecks (z.B. Abrechnung oder Überprüfung) unbedingt erforderlich ist. Für steuerliche Zwecke müssen in der Regel nur die Rechnungen ohne EVN aufbewahrt werden.